Als rijksambtenaar ben je waarschijnlijk bekend met de uitdaging om de juiste informatie te vinden voor je werk. Maar heb je er wel eens bij stilgestaan hoeveel tijd je daar eigenlijk aan besteedt? Recent onderzoek werpt een verrassend licht op deze kwestie en onderstreept het belang van een goede informatiehuishouding binnen de overheid.
De verborgen kosten van zoeken naar informatie
Uit een onderzoek in het kader van de campagne ‘Goed bewaard’ is gebleken dat rijksambtenaren een aanzienlijke hoeveelheid tijd besteden aan het zoeken naar overheidsinformatie[1]. Om precies te zijn:
- Besteden rijksambtenaar gemiddeld 37 minuten per dag aan het zoeken naar de juiste informatie
- Dit komt neer op 3,5 week per jaar per rijksambtenaar
- Voor de gehele Rijksoverheid betekent dit ongeveer 65.000 uur zoekwerk per dag
Deze cijfers zijn op zijn zachtst gezegd verbluffend. Maar wat betekenen ze in de praktijk?
De impact op productiviteit en werkplezier
Het feit dat ambtenaren zoveel tijd kwijt zijn aan het zoeken naar informatie heeft verstrekkende gevolgen:
- Verminderde efficiëntie: tijd besteed aan zoeken is tijd die niet aan kerntaken kan worden besteed.
- Frustratie en stress: constant zoeken naar informatie kan leiden tot frustratie en een gevoel van ineffectiviteit.
- Vertraagde besluitvorming: als cruciale informatie niet snel gevonden wordt, kan dit leiden tot vertragingen in belangrijke processen.
- Verminderde dienstverlening: uiteindelijk kan dit resulteren in een minder efficiënte dienstverlening aan burgers.
Waarom een goede informatiehuishouding essentieel is
Deze bevindingen onderstrepen het belang van een goed georganiseerde informatiehuishouding binnen de overheid. Een efficiënt systeem voor informatiebeheer biedt talloze voordelen:
- Snellere toegang tot relevante informatie
- Verhoogde productiviteit van medewerkers
- Verbeterde samenwerking tussen afdelingen
- Betere naleving van wet- en regelgeving rond informatiemanagement
- Verhoogde transparantie en verantwoording naar burgers toe
Stappen naar een betere informatiehuishouding
Maar hoe kunnen we deze situatie verbeteren? Hier zijn enkele strategieën die overheidsinstellingen kunnen overwegen:
- Investeer in moderne informatiesystemen: gebruiksvriendelijke, geavanceerde zoek- en opslagsystemen kunnen de efficiëntie aanzienlijk verhogen.
- Standaardiseer processen: ontwikkel duidelijke richtlijnen voor het opslaan en categoriseren van informatie.
- Bied training aan: zorg dat medewerkers goed getraind zijn in het gebruik van informatiesystemen en best practices voor informatiebeheer.
- Stimuleer een cultuur van informatiedeling: moedig medewerkers aan om kennis en informatie proactief te delen met collega’s.
- Regelmatige evaluatie: voer periodieke audits uit om de effectiviteit van het informatiebeheersysteem te beoordelen en waar nodig te verbeteren.
De weg vooruit
Het verbeteren van de informatiehuishouding binnen de overheid is geen eenmalige actie, maar een continu proces. Het vereist toewijding, investeringen en een cultuurverandering. Maar gezien de enorme hoeveelheid tijd die momenteel verloren gaat aan het zoeken naar informatie, zijn de potentiële voordelen van verbetering immens.
Door de tijd die ambtenaren besteden aan het zoeken naar informatie te verminderen, kunnen we niet alleen de efficiëntie en effectiviteit van de overheid vergroten, maar ook het werkplezier van ambtenaren verhogen en uiteindelijk een betere dienstverlening aan de burger bieden.
De cijfers spreken voor zich: een investering in betere informatiehuishouding is een investering in een betere overheid. Laten we deze uitdaging samen aangaan en werken aan een toekomst waarin informatie een bron van kracht is, in plaats van een bron van frustratie.
Wil je meer weten over hoe je jouw organisatie kunt helpen bij het verbeteren van de informatiehuishouding? Neem dan contact op met CiviQs voor expert advies en ondersteuning op maat.
